Panduan Pembuatan Standar Operating Procedures (SOP)

 

Panduan Pembuatan Standar Operating Procedures (SOP)



Standard Operating Procedure (SOP) adalah sekumpulan instruksi atau kegiatan yang dilakukan seseorang guna menyelesaikan pekerjaan secara aman, tanpa dampak yang merugikan terhadap lingkungan (mematuhi peraturan perundangan terkait) serta memenuhi persyaratan operasional dan produksi. [Kenneth A. Friedman, PhD] SOP ini merupakan kesepakatan tertulis yang berisi aturan, kebijakan, spesifikasi teknis yang harus digunakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk dan jasa yang menjadi luarannya sesuai dengan tujuan dan kualitas yang ditentukan. Setidaknya ada 6 alasan utama mengapa suatu institusi harus mempunyai SOP, yaitu: 1. Mengetahui peran dan posisi masing-masing Unit Kerja di dalam institusi tersebut; 2. Memberikan kejelasan mengenai proses kerja dan tanggung jawab; 3. Menjelaskan keterkaitan antara satu proses kerja dengan proses kerja lainnya; 4. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja; 5. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja; 6. Membantu melakukan evaluasi terhadap setiap proses kerja. SOP ini perlu dibuat untuk menggambarkan suatu proses yang melibatkan lebih dari 1 (satu) Bagian, dan atau membutuhkan suatu kondisi pilihan (decision). Untuk proses yang sederhana, berupa langkah-langkah instruksional, dan hanya melibatkan 1 (satu) Bagian saja maka cukup dibuatkan Instruksi Kerja (IK). Adapun tujuan dari penyusunan pedoman ini adalah untuk memberikan panduan bagi setiap unit kerja di lingkungan Universitas Al Azhar Indonesia dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi, maupun dalam memberikan layanan kepada sivitas akademika maupun masyarakat luas. Secara garis besar, pihak yang terlibat dalam siklus hidup SOP diawali dengan penyusunan SOP oleh Tim Penyusun SOP.